Onaangekondigde fiscale visitatie inzake inkomstenbelastingen
In deze bijdrage analyseren wij de draagwijdte van het zoekrecht van de fiscale administratie tijdens een aangekondigde of een onaangekondigde fiscale visitatie met betrekking tot inkomstenbelastingen. Want in de fiscale rechtspraak is er nog steeds geen eenduidigheid hierover en ons insziens interpreteert de fiscale administratie de draagwijdte van hun zoekrecht in de praktijk vaak te ruim.
Hierna volgt een beknopte weergave van de relevante wettelijke bepalingen waaruit de rechten en plichten van de belastingplichtige blijken. Per topic worden er eveneens enkele praktische richtlijnen voor de belastingplichtige gegeven. Want een goede voorbereiding van een (onaangekondigde) fiscale controle blijkt in de praktijk van cruciaal belang te zijn.
Alles begint met het voorleggen van het “aanstellingsbewijs” ter identificatie, zodat u zich ervan kunt vergewissen dat wel degelijk belastingambtenaren aan uw deur staan. Indien de betrokken ambtenaren geen aanstellingsbewijs kunnen voorleggen, hoeft u ze niet binnen te laten en contacteert u best de politie als deze ambtenaren uw lokalen desondanks binnendringen.
Bewaren en voorleggen van “boeken en bescheiden”
Overeenkomstig de wet (artikel 315 WIB/92) is de belastingplichtige verplicht om op verzoek van de fiscale administratie en met het oog op het nazien ervan, alle “boeken en bescheiden” voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen. In dit verband denken wij aan de wettelijke boekhoudkundige stukken maar ook aan overeenkomsten, leveringsbons, uittreksels, offertes, enz.
Volgens de wet kan de fiscale administratie de “boeken en bescheiden” die zij noodzakelijk achten meenemen. Hiervan wordt een proces-verbaal opgesteld als bewijs. Merk wel op dat de fiscale ambtenaren geen boeken en bescheiden kunnen meenemen met betrekking tot een lopend boekjaar.
Maar de wet laat de fiscale administratie niet toe om kopieën te nemen van de voorgelegde “boeken en bescheiden”.
Indien u uw medewerking niet verleent en aldus weigert om de “boeken en bescheiden” voor te leggen, kan dit aanleiding geven tot een administratieve geldboete of een aanslag van ambtswege. Belangrijk om te vermelden is dat enkel de belastingplichtige (of zijn gevolmachtigde) verplicht is om mee te werken. De fiscale administratie kan zich dus niet richten tot een bediende of aangestelde van de belastingplichtige, tenzij deze uitdrukkelijk gemachtigd is door de belastingplichtige om haar of hem te vertegenwoordigen t.a.v. de fiscale administratie.
Praktisch
Zoals hierboven gezegd, bent u enkel wettelijk verplicht om alle “boeken en bescheiden” voor te leggen die noodzakelijk zijn om uw fiscale toestand te bepalen. U moet aldus geen privédocumenten voorleggen, mocht de fiscale administratie hierom vragen.
U dient ook enkel de “boeken en bescheiden” voor te leggen die uitdrukkelijk gevraagd worden door de fiscale administratie en die betrekking hebben op de laatste drie afgesloten boekjaren en eventueel het lopende boekjaar. Indien de fiscale administratie u vooraf en op schriftelijke wijze in kennis heeft gesteld van “aanwijzingen van belastingontduiking” waaruit een uitbreiding van de onderzoekstermijn blijkt, moet u ook alle “boeken en bescheiden” voorleggen die betrekking hebben op de laatste zeven afgesloten boekjaren.
Wij raden u aan om de fiscale administratie te verzoeken om het proces-verbaal binnen de vijf dagen (i.e. wettelijke termijn) na de fiscale visitatie te mogen ontvangen, als bewijs van de meegenomen “boeken en/of bescheiden”.
Actief zoekrecht?
De fiscale administratie heeft in principe, op basis van de wet, geen actief zoekrecht, hetgeen inhoudt dat de ze zelf geen kasten en/of lades mogen openen. De fiscale administratie mag met andere woorden geen ‘fishing expedition’ uitvoeren. Indien de fiscale administratie toch een kast of lade wil openen, dient zij in principe de toestemming van de belastingplichtige hiervoor te vragen. Merk op dat de belastingplichtige moet meewerken aan een fiscaal onderzoek, zodat u de kast of lade dient te openen indien zich hierin relevante informatie bevindt die de fiscale administratie wil inkijken.
Recente rechtspraak oordeeltdat de fiscale controleurs actief op zoek kunnen gaan naar “boeken en bescheiden” en in dit verband aldus wel lades en kasten mogen openen teneinde hierin eventueel nuttige documentatie te vinden. Maar deze rechtspraak wordt sterk bekritiseerd door fiscale juristen en advocaten. Daarom is er een wetsvoorstel hangende dat de draagwijdte van het fiscale zoekrecht duidelijker omkadert.
Praktisch
Indien de fiscale administratie tijdens een visitatie zou overgaan tot het actief doorzoeken van uw lades en/of kasten met het oog op het vergaren van informatie, raden wij u aan, voorafgaandelijk alvast geen toestemming te geven (als hierom zou gevraagd worden), maar u evenmin hiertegen te verzetten en zeker hierover een uitdrukkelijk schriftelijk voorbehoud te maken. U kunt dit doen door een aangetekende brief te versturen naar de controlediensten, of door een email te verzenden aan deze controlediensten.
Kopie van computerbestanden?
De belastingplichtige die beroep doet op een computersysteem om de “boeken en bescheiden” op te stellen, te houden of te bewaren, is wettelijk verplicht (artikel 315bis WIB) om op verzoek van de fiscale administratie de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma's en het beheer van het gebruikte systeem, alsook de informatiedragers en alle gegevens die zij bevatten ter inzage voor te leggen.
Eveneens op verzoek van de fiscale administratie, is de belastingplichtige verplicht om op de computer en in bijzijn van de fiscale administratie, kopieën te maken in de door de fiscale administratie gewenste vorm alsook de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen.
Bepaalde rechtspraak is van oordeel dat een computer gelijk gesteld moet worden met een lade of kast, zodat de fiscale administratie het recht zou hebben om alle computergegevens van de belastingplichtige te doorzoeken, zonder hiervoor toestemming te vragen.
Ook deze rechtspraak wordt onder vuur genomen door de fiscale juristen en advocaten.
Praktisch
Wij raden u aan voorafgaandelijk alvast geen toestemming te geven aan de fiscale administratie om uw computerbestanden eigenhandig te doorzoeken en te kopiëren, maar u ook niet er tegen te verzetten indien de fiscale administratie dit toch zou doen. Tracht steeds zelf het stuur in handen te houden door zelf te kopiëren wat verband houdt met de “boeken en bescheiden”, en uw private gegevens en bestanden af te schermen.
Wordt uw computer toch door de fiscale administratie zelf bedient en maakt zij eigenhandig kopieën van uw computerbestanden, dient u hierover opnieuw een uitdrukkelijk schriftelijk voorbehoud te maken, bijvoorbeeld op de wijze zoals hierboven voorgesteld.
Wij raden u eveneens aan een inventaris van de gekopieerde bestanden te vragen aan de fiscale administratie zodat u hiervan een duidelijk overzicht heeft.
Fiscale visitatie met het oog op het taxeren van een derde?
Een fiscale visitatie kan in principe enkel plaatsvinden in het kader van een onderzoek naar de belastingplichtige zelf. Zo oordeelt de rechtspraak dat het kopiëren van gegevens bij een financiële instelling met als doel rechtstreeks de klanten van deze instelling te onderzoeken, een flagrante overtreding is van het visitatierecht.
We raden u aan om in dit opzicht steeds het doel en het voorwerp van de fiscale visitatie te bespreken en te noteren.
Vertegenwoordiging
Om het bovenstaande in goede banen te leiden, raden wij u aan om reeds bij de aanvang van de fiscale visitatie uw raadsman en een deurwaarder te contacteren om de vaststellingen te laten acteren. Want de belastingplichtige mag zich tijdens de fiscale visitatie laten vertegenwoordigen door zijn raadsman. Tot de aankomst van uw raadsman, kan u de fiscale controleurs verzoeken te wachten in een afzonderlijke ontvangstruimte.