Digitalisering van het notariaat
Met het koninklijk besluit van 7 juni 2023[1] heeft de regering een belangrijke stap genomen om het verlijden van wijzigingsakten van rechtspersonen te vergemakkelijken. Sinds 1 augustus 2021 was het al mogelijk om de oprichting van een vennootschap (of een andere rechtspersoon) volledig digitaal en op afstand te laten verlopen. Een tussenkomst van de notaris is nog steeds vereist, maar de partijen kunnen gewoon via een videoconferentie verschijnen.
Deze flexibiliteit wordt uitgebreid tot alle authentieke oprichtings- en wijzigingsakten van rechtspersonen, die sinds 20 juni 2023 in gedematerialiseerde vorm op afstand kunnen worden verleden. Het gaat meer bepaald over statutenwijzigingen over wijzigingen van het voorwerp, omzettingen en herstructureringen, ontbinding en vereffeningen en alle andere wijzigingen die het voorwerp zouden uitmaken van een authentieke akte.
Voornoemde nieuwe mogelijkheid komt goed van pas bij de aanpassing van de statuten van rechtspersonen aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die uiterlijk tegen 1 januari 2024 moeten plaatsvinden.
Naast deze uitbreiding heeft de regering ook de wettelijk toegelaten elektronische identificatie- en ondertekeningsmogelijkheden voor de gedematerialiseerde authentieke volmachten verruimd. Voortaan worden ook gelijkwaardige elektronische identificatiemiddelen aanvaard die:
- hetzij uitgegeven zijn op grond van een stelsel voor elektronische identificatie dat door België is goedgekeurd;
- hetzij uitgegeven zijn in andere EU-lidstaten en ten behoeve van de grensoverschrijdende authenticatie erkend zijn overeenkomstig de eIDAS-verordening[2]. Deze buitenlandse elektronische identificatiemiddelen worden al aanvaard voor het verlijden van gedematerialiseerde authentieke oprichtingsakten van rechtspersonen. Dit wordt nu uitgebreid tot alle gedematerialiseerde authentieke volmachten. De ondertekeningsmogelijkheden worden op dezelfde manier uitgebreid.
Voornoemde eIDAS-verordening legt het begrip “stelsel voor elektronische identificatie” als volgt uit: “een stelsel voor elektronische identificatie waarbinnen elektronische identificatiemiddelen worden uitgegeven aan natuurlijke personen, rechtspersonen of natuurlijke personen die rechtspersonen vertegenwoordigen”.[3] Op heden zijn dit eID en Itsme ID, maar in de toekomst bijvoorbeeld ook een mobiele ID die door de overheid ter beschikking wordt gesteld.[4]
[1] Koninklijk besluit van 7 juni 2023 betreffende de identificatie van de partijen bij en de elektronische ondertekening van de gedematerialiseerde authentieke volmachten en tot inwerkingtreding van artikel 12 van de wet van 22 november 2022 tot wijziging van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, tot invoering van een tuchtraad voor de notarissen en de gerechtsdeurwaarders in het Gerechtelijk Wetboek en diverse bepalingen, BS 16 juni 2023 en te raadplegen via www.ejustice.just.fgov.be/mopdf/2023/06/16_2.pdf#Page3.
[2] Zie artikel 6 Verord. van het Europees Parlement en de Raad, nr. 910/2014, 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, Pb. L. 28 augustus 2014, afl. 257, 73.
[3] Artikel 3, vierde puntje Verord. van het Europees Parlement en de Raad, nr. 910/2014, 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, Pb. L. 28 augustus 2014, afl. 257, 73.
[4] Voor meer informatie over de manier waarop een stelsel voor elektronische identificatie op grond waarvan een elektronisch identificatiemiddel wordt uitgegeven, kan worden erkend door België kan er worden verwezen naar het KB van 22 oktober 2017 tot vaststelling van de voorwaarden, de procedure en de gevolgen van de erkenning van diensten voor elektronische identificatie voor overheidstoepassingen, BS 8 november 2017.