De impact van COVID-19 op uw onderneming vanuit vennootschapsrechtelijk oogpunt en het KB van 9 april 2020
Inleiding
In het licht van alle drastische maatregelen aangekondigd door de overheid ter bestrijding van de COVID-19 pandemie, is het belangrijk dat elke Belgische vennootschap de tijd neemt om na te denken over de impact van COVID-19 op haar onderneming. We wezen in onze newsflash van 3 april 2020 al op de mogelijkheden die het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het “WVV”) biedt voor de organisatie van vergaderingen van de vennootschapsorganen.
In aanvulling op de bestaande mogelijkheden, heeft de regering met het Koninklijk Besluit van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de COVID-19 pandemie (het “KB”) nu ook bijkomend in een aantal organisatorische versoepelingen en opties voorzien bij de organisatie van vergaderingen van de vennootschapsorganen.
Het KB is van toepassing op de vergaderingen die tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 worden gehouden of worden samengeroepen. Dit betekent dat een vergadering die na 30 juni 2020 plaatsvindt onder dezelfde condities kan plaatsvinden op voorwaarde dat de oproeping voor 30 juni 2020 gebeurt.
Hieronder worden enkele relevante bepalingen van het KB belicht, die een oplossing kunnen bieden voor de organisatie van de vergaderingen van de vennootschapsorganen. Daarnaast worden ook een aantal andere nuttige bepalingen uit het WVV besproken. Het overzicht richt zich in het bijzonder op de besloten vennootschap en de naamloze vennootschap.
- Algemene vergadering van aandeelhouders
Wat de organisatie van de algemene vergadering van aandeelhouders betreft, kunnen vennootschappen opteren om de algemene vergadering te laten plaatsvinden op een aangepaste wijze, dan wel om deze uit te stellen. In de toelichting bij het KB wordt gespecifieerd dat de regeling niet enkel van toepassing is op de gewone (jaarlijkse) algemene vergadering, maar ook op bijzondere en de buitengewone algemene vergaderingen.
1.1 Aan “social distancing” aangepaste vergaderingen
1.1.1 Stemming op afstand vóór de algemene vergadering, eventueel in combinatie met volmachten
De eerste optie voorgeschreven in het KB is dat het bestuursorgaan de algemene vergadering laat doorgaan, maar in omstandigheden die (i) enerzijds verzoenbaar zijn met de genomen maatregelen in het kader van de COVID-19 pandemie en (ii) anderzijds ook verzoenbaar zijn met het recht van de aandeelhouders om hun stemrecht uit te oefenen en vragen te stellen.
Zo voorziet het KB dat het bestuursorgaan aan de deelnemers aan elke algemene vergadering kan opleggen om hun rechten uitsluitend uit te oefenen als volgt:
a. door vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen; en
b. door een volmacht te verlenen vóór de algemene vergadering, met naleving van de modaliteiten die het WVV voorschrijft.
Op grond van het WVV, dient de mogelijkheid tot stemming op afstand in de statuten te zijn voorzien en kunnen er aanvullende voorwaarden van toepassing zijn. Het KB wijkt echter uitdrukkelijk af van dit principe en laat de stemming op afstand ook toe voor vennootschappen van wie de statuten deze mogelijkheid op heden niet bevatten. Bij het stemmen op afstand, dienen de stemformulieren die aan de aandeelhouders ter beschikking worden gesteld steeds te voldoen aan de vereisten van artikel 7:146 WVV (dat normaal enkel van toepassing is op de NV), weliswaar met uitzondering van de regels die specifiek voor genoteerde vennootschappen gelden.
Zo dienen onder meer de naam van de aandeelhouder, de woonplaats of zetel te worden vermeld, het aantal stemmen dat de aandeelhouder wenst uit te brengen, de vorm van de gehouden aandelen, evenals de agenda inclusief de voorstellen van besluit. Het stemformulier moet de termijn bevatten waarbinnen de vennootschap het formulier terug dient te ontvangen. Het KB specifieert hierbij dat vennootschappen kunnen opleggen dat het stemformulier hen de vierde dag vóór de AV moet bereiken (via alle middelen, zelfs een e-mail met een foto van het ingevulde formulier kan volstaan).
Wat betreft het verlenen van de volmachten, voorziet het KB dat het bestuursorgaan een specifieke persoon als volmachthouder kan aanwijzen, weliswaar met naleving van de regels inzake belangenconflicten (voor zover deze van toepassing zijn). Opdat de door het bestuursorgaan aangeduide volmachthouder geldig kan stemmen, is vereist dat hij voor ieder agendapunt over specifieke steminstructies beschikt. Indien noodzakelijk, kan de vergadering worden gehouden met één enkele volmachthouder. Ook voor de volmachten geldt dat vennootschappen kunnen opleggen dat deze volmachten hen de vierde dag vóór de AV moet bereiken, via alle middelen.
1.1.2. Uitoefening van het vraagrecht
Wat het vraagrecht betreft, kan worden opgelegd dat enkel schriftelijke vragen kunnen worden gesteld. Hierbij kan bepaald worden dat de vragen ten laatste vier dagen voor de algemene vergadering aan de vennootschap dienen te worden overgemaakt. Dit geeft aan het bestuursorgaan voldoende tijd om de vragen te beantwoorden
Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen schriftelijk, ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming. Dit kan voor niet-genoteerde vennootschappen op elke manier die zij redelijk achten opdat de antwoorden aan de aandeelhouders ter kennis kunnen worden gebracht. Genoteerde vennootschappen dienen de antwoorden op hun website bekend te maken.
Het bestuursorgaan kan ook mondeling op deze vragen antwoorden, maar enkel indien het bestuursorgaan ervoor kiest om de algemene vergadering rechtstreeks of onrechtstreeks uit te zenden via een telefonische- of een videoconferentie, op een manier die toegankelijk is voor elke persoon die het recht heeft deel te nemen aan de algemene vergadering of indien zij kiest om de vergadering te houden via elektronische communicatiemiddelen (zie punt 1.1.3).
1.1.3. Deelname op afstand aan de algemene vergadering
Verder breidt het KB ook de toepasbaarheid van de deelname op afstand door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel uit. Met name kan deze procedure ook worden toegepast indien hierin niet statutair is voorzien, en dit onder de voorwaarden en modaliteiten door het WVV voorgeschreven voor de deelname op afstand.
De wetgever heeft hierbij overigens verduidelijkt dat vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren perfect mogelijk blijven. Dergelijke vergadering kwalificeren volgens de wetgever als werkelijk gehouden vergaderingen, waardoor geen unanimiteit vereist is (wat wel het geval is bij de schriftelijke algemene vergadering, cf. infra punt 1.3), mits naleving van de algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen. Om rechtsgeldig te kunnen vergaderen moeten de aandeelhouders of leden kunnen beraadslagen, het woord kunnen voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen. De invulling van deze principes is volgens de wetgever mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten.
Tot slot wordt bepaald dat wanneer entiteiten gebruik maken van de stemming op afstand, in combinatie met de volmacht aan een welbepaalde persoon, de aangestelde volmachthouder(s), de leden van het bureau, de bestuurders en de commissaris geldig vanop afstand kunnen deelnemen, bijvoorbeeld via telefonische of video-conferentie.
1.1.4. Buitengewone algemene vergadering te houden voor notaris
Wanneer een algemene vergadering voor de notaris dient te worden gehouden, dient de notaris nog wel steeds fysiek aanwezig te zijn, weliswaar mits de nodige social distancing.
Indien enkel met stembrieven wordt gewerkt, kan één lid van het bestuursorgaan of één andere persoon daartoe gemachtigd voor de notaris verschijnen. Wanneer met volmachten wordt gewerkt, kan de volmachthouder die door het bestuursorgaan werd aangeduid voor de notaris verschijnen.
1.1.5. Ter beschikking stellen van stukken
Genoteerde vennootschappen worden vrijgesteld van elke verplichting om de bijeenroeping en de andere documenten die zij ter beschikking moeten stellen van hun aandeelhouders en andere personen die het recht hebben deze te ontvangen per gewone post mee te delen of op de zetel van de vennootschap ter beschikking te houden. De niet-genoteerde vennootschappen bezorgen de documenten in principe via e-mail.
1.2. Uitstellen van de algemene vergadering
De tweede mogelijkheid die wordt voorzien in het KB is het uitstellen van de algemene vergadering. Het bestuursorgaan dat dat wenst, kan de algemene vergadering uitstellen tot een latere datum, zelfs als de algemene vergadering al is bijeengeroepen. Voorwaarde is wel dat de aandeelhouders hierover op correcte wijze worden geïnformeerd. Voor genoteerde vennootschappen betekent dit dat zij dergelijk uitstel via een persbericht en op hun website moeten aankondigen. Voor niet-genoteerde vennootschappen kan dit via het meest geëigende middel in het licht van de omstandigheden, zoals via haar website, via e-mail of via gewone post indien dergelijk e-mailadres niet gekend is bij de vennootschap.
Aangezien de gewone (jaarlijkse) vergadering in veel vennootschappen rond deze tijd moet worden georganiseerd, biedt de regel vooral bij de organisatie daarvan de nodige ademruimte. De jaarvergadering kan in dat geval worden uitgesteld tot tien weken na de datum waarop de jaarrekening uiterlijk diende te worden goedgekeurd. Voor vennootschappen waarvan het boekjaar eindigde per 31 december 2019, betekent dit concreet dat bij uitstel van de algemene vergadering, de uiterste datum voor goedkeuring van de jaarrekening van 30 juni 2020 (i.e. zes maanden na afsluitdatum boekjaar) wordt verlengd naar 8 september 2020. Dit geldt uiteraard enkel indien die algemene vergadering uiterlijk op 30 juni 2020 werd samengeroepen. Ook de wettelijke termijnen in verband met de neerlegging van de jaarrekening worden met dezelfde tijdspanne verlengd (zie infra).
Noteer echter dat bepaalde algemene vergaderingen niet kunnen worden uitgesteld, zoals de algemene vergadering indien het netto-actief negatief dreigt te worden of negatief is geworden, of indien de vergadering werd bijeengeroepen op verzoek van de commissaris of de aandeelhouders, overeenkomstig de bepalingen van het WVV. Dergelijke vergaderingen kunnen niet worden uitgesteld, maar kunnen wel worden gehouden overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet onder punt 1.1.
1.3. Schriftelijke algemene vergadering
Tot slot voorziet het WVV nog steeds in de mogelijkheid voor de aandeelhouders om beslissingen te nemen via de procedure van de eenparige en schriftelijke besluiten en dit voor iedere beslissing, behalve voor de beslissingen die authentiek vastgesteld dienen te worden (zoals bijv. een statutenwijziging). Dit wil zeggen dat de aandeelhouders niet fysiek moeten samenkomen en dat de oproepingsformaliteiten niet moeten worden nageleefd.
Los van het KB, blijft dit een nuttige optie voor vennootschappen met een beperkt aantal aandeelhouders en voor onder meer de beslissing tot benoeming of ontslag van de bestuurders en andere beslissingen die de goedkeuring van de aandeelhouders vereisen, zonder dat een notariële tussenkomst is voorgeschreven. In principe kan deze procedure ook worden toegepast voor de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders die de jaarrekening goedkeurt.
- Vergadering van het bestuursorgaan
Volgend op de hierboven vermelde mogelijkheden voor de algemene vergadering, voorziet het WVV ook in de mogelijkheid om social distancing toe te passen op de vergaderingen van het bestuursorgaan.
Eenparige schriftelijke besluitvorming is niet enkel mogelijk voor de algemene vergadering van aandeelhouders, maar eveneens voor de besluiten van het bestuursorgaan, in zoverre dit statutair niet (volledig of voor welbepaalde besluiten) wordt uitgesloten. Onder het Wetboek van vennootschappen stond de toepassing van de procedure van de eenparige schriftelijke besluitvorming voor het bestuursorgaan enkel open in geval van dringende noodzakelijkheid. De statuten die op vandaag nog niet in lijn werden gebracht met het WVV, bevatten dus mogelijk nog deze (of andere) beperkingen. Het KB bepaalt evenwel dat “elke” beslissing van het collegiaal bestuursorgaan genomen kan worden volgens deze procedure. Eventuele statutaire beperkingen terzake worden dus – althans voor de geldingsduur van de maatregelen – voor niet-geschreven gehouden.
Daarenboven kan de mogelijkheid om de vergaderingen van het bestuursorgaan te houden via een telefoon- of video-conferentiegesprek zeker bijdragen tot de social distancing, wat tevens als een geldige manier van beraadslaging en besluitvorming wordt beschouwd.
Tevens wordt gesteld dat, wanneer het gaat om een beslissing waarvoor notariële tussenkomst vereist is (bijvoorbeeld in het kader van het toegestane kapitaal), het volstaat dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon met de notaris fysiek vergadert, terwijl de andere leden deelnemen via elektronische communicatie.
- Jaarrekening en jaarverslag
3.1. Jaarverslag
Het jaarverslag dat door het bestuursorgaan wordt opgesteld, dient onder meer informatie te bevatten omtrent de belangrijke gebeurtenissen die na het einde van het boekjaar hebben plaatsgevonden. Verder dient het jaarverslag een beschrijving te omvatten van de voornaamste risico's en onzekerheden waarmee de vennootschap geconfronteerd wordt. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw onderneming kan de huidige situatie met betrekking tot COVID-19 als een dergelijke belangrijke gebeurtenis of als een risico of onzekerheid worden aangemerkt, die in het jaarverslag moeten worden opgenomen.
3.2. Neerlegging bij de Nationale Bank van België
In normale omstandigheden dient de jaarrekening door toedoen van het bestuursorgaan te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. Indien het bestuursorgaan ervoor kiest om de jaarvergadering uit te stellen, wat mogelijk is krachtens het KB, worden ook de voornoemde termijnen met tien weken verlengd. Indien de jaarrekening niet werd neergelegd binnen deze termijnen, wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit dit verzuim.
De sanctie die geldt bij een laattijdige neerlegging blijft ook in de huidige COVID 19-omstandigheden van kracht. Deze sanctie bestaat erin dat de rechtspersoon zal bijdragen in de door de federale toezichthoudende overheden gemaakte kosten voor de opsporing en controle van ondernemingen in moeilijkheden. Noteer wel dat in geval van uitstel van de gewone algemene vergadering, de wettelijke termijnen ook hier telkens in dezelfde zin worden aangepast. Dit wil zeggen dat de termijnen zoals hierna weergegeven telkens worden verlengd met tien weken.
In de praktijk betekent dit dat vanaf de eerste dag van de negende maand (bij uitstel te verlengen met tien weken) na de afsluiting van het boekjaar een bijdrage dient betaald te worden van 400 EUR. Het bedrag van die bijdrage is 600 EUR vanaf de eerste dag van de tiende maand (bij uitstel te verlengen met tien weken) en 1.200 EUR vanaf de dertiende maand (bij uitstel te verlengen met tien weken) na de afsluiting van het boekjaar.
- Algemene opmerking over de financiële positie van de onderneming
COVID-19 zou een impact kunnen hebben op de (toekomstige) financiële positie van de vennootschap. Dit zou bijgevolg aanleiding kunnen geven tot de (verplichte) toepassing van andere vennootschapsrechtelijke mechanismen. Gedacht kan worden aan de toepassing van de alarmbelprocedure. Dit is in het bijzonder van belang bij de besloten vennootschappen en de coöperatieve vennootschappen, waar de alarmbelprocedure met het WVV eveneens werd uitgebreid naar de situatie waarbij het netto-actief negatief dreigt te worden. Zoals hoger gesteld, is een uitstel van dergelijke algemene vergaderingen in uitvoering van de alarmbelprocedure niet mogelijk.
Een constante opvolging van de resultaten, de cashflow en te verwachte ontwikkelingen zal van cruciaal belang zijn om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen in deze uitdagende tijden.
- Q&A
In een Q&A, die op 20 april 2020 op de website van de Minister van Justitie verscheen, werden ondertussen enkele vragen beantwoord over de interpretatie van bepaalde aspecten uit het KB (zie hier).
Besluit
Hoewel de maatregelen een beperkt temporeel toepassingsgebied hebben, hebben de huidige omstandigheden op grote schaal een beweging op gang gezet die een alternatieve organisatie van de vergaderingen van de vennootschapsorganen noodzakelijk maakt. Dit vormt misschien het uitgelezen moment om uw onderneming volledig voor te bereiden op de digitale toekomst.
Aarzel niet om ons te contacteren ingeval u vragen zou hebben.